Piloter l’équipe

Le coordinateur (ou la coordinatrice) est la seule personne de la CPTS qui y consacre tout son temps. Il prépare les décisions, anime les groupes de travail, suit les indicateurs, tient le lien avec l’ARS et la CPAM et fait vivre la communication. Le recruter est la décision la plus structurante du bureau.

Le profil

• Gestion de projet avant tout : planifier, relancer, rendre compte. C’est la compétence qui manque le plus souvent.
• Connaissance du système de santé : acteurs, financements, vocabulaire. Les profils issus de la santé publique, de l’hôpital, d’une MSP, d’un réseau ou d’une ancienne pratique soignante s’adaptent vite.
• Animation : faire travailler ensemble des professionnels qui n’ont ni le même langage ni les mêmes contraintes horaires.
• Aisance avec les outils numériques et les chiffres : budget, tableaux de suivi, outils de communication.
• Autonomie et diplomatie : il travaille seul la plupart du temps, pour un bureau de bénévoles occupés.

La fiche de poste

Elle décrit les missions (coordination des missions de l’ACI, animation, suivi administratif et financier, communication, relations institutionnelles), le rattachement (le président, par délégation du conseil), le temps de travail, le lieu (souvent nomade, avec des déplacements sur le territoire) et les marges d’autonomie. Un modèle complet figure dans les annexes.

La rémunération et le cadre d’emploi

• Le coût se pense en coût employeur : charges comprises, il pèse souvent l’essentiel de l’enveloppe de fonctionnement. Un exemple publié par l’URPS médecins libéraux de PACA retient un salaire de 3 500 € bruts par mois, soit environ 60 900 € de coût annuel pour la CPTS (source).
• Le temps de travail suit la taille : un temps partiel peut suffire au démarrage d’une petite CPTS ; une taille 3 ou 4 a vite besoin d’un temps plein et d’un renfort.
• La convention collective : il n’existe pas de convention propre aux CPTS. Celle qui s’applique dépend de l’activité principale déclarée de l’association ; faites-la déterminer par votre expert-comptable avant de rédiger le contrat, car elle fixe les minima, la classification et la prévoyance.
• Le contrat : un CDI est la norme pour fidéliser ; un CDD se justifie mal sur une mission permanente. Prévoyez une période d’essai et un entretien à six mois.

Au-delà du coordinateur, une CPTS s’appuie sur trois types de forces, salariées ou non.

Le référent de mission est le meilleur investissement : il ancre chaque mission dans la pratique d’une profession et soulage le coordinateur. Formalisez son rôle dans une lettre de mission d’une page (objectifs, temps prévu, indemnisation).

Répartir les missions

Chaque mission de l’ACI a un référent élu, un groupe de travail et un suivi par le coordinateur. Une matrice simple (qui pilote, qui contribue, qui valide, qui est informé) évite les doublons et les trous.

Les rituels

Déléguer

• Écrire les délégations : signature des dépenses, engagements, prises de parole.
• Déléguer des résultats, pas des tâches : « organiser trois soirées de prévention d’ici juin » plutôt que « réserver une salle ».
• Ne pas tout faire remonter : un groupe de travail qui reste dans son budget et son calendrier décide seul.

Le temps qu’un professionnel libéral passe en réunion de CPTS est du temps qu’il ne passe pas à soigner. L’ACI prévoit explicitement que le financement de fonctionnement serve à valoriser ce temps. Bien indemniser, c’est garder les professionnels ; mal tracer, c’est s’exposer lors du contrôle.

Les règles

• Aucun barème national n’est imposé : c’est au conseil d’administration de fixer un barème, inscrit au règlement intérieur, voté et appliqué à tous.
• Ce qui s’indemnise : la participation aux réunions de construction et de pilotage, le temps de référent, la préparation d’une action, la formation donnée. Pas les soins eux-mêmes, qui relèvent de la facturation habituelle.
• Les libéraux sont indemnisés sur facture (ou note d’honoraires), les salariés via une convention avec leur employeur, qui est remboursé du temps mis à disposition.
• Les élus : le temps qu’ils consacrent à des travaux pour la CPTS (référent, préparation d’une action) peut être indemnisé comme celui des autres membres, s’il est prévu et voté. La rémunération du mandat lui-même obéit à des règles fiscales strictes : faites valider le dispositif par votre expert-comptable.

Les barèmes

Deux modèles coexistent : un taux horaire (par exemple identique pour toutes les professions, ou modulé par profession) et un forfait par réunion (plus simple à gérer). Le guide budgétaire de l’URPS médecins libéraux de PACA prend l’exemple d’un coût horaire de 50 € : une réunion mensuelle de deux heures avec douze professionnels coûte alors 14 400 € par an (source).

La traçabilité

• Une convocation datée, avec l’objet de la réunion.
• Une feuille d’émargement signée, ou une liste des présences validée.
• Un compte rendu, même court.
• La facture ou note d’honoraires du professionnel, rapprochée de sa présence.
• La preuve du paiement, classée avec le justificatif.
• Un récapitulatif annuel par professionnel et par mission, prêt pour le rapport d’activité et le commissaire aux comptes.